Comment bien choisir sa solution de gestion des notes de frais ?

Comment bien choisir sa solution de gestion des notes de frais

Publié le : 24 novembre 20204 mins de lecture

Différentes solutions sont disponibles pour vous aider à mieux gérer vos notes de frais. La plupart d’entre elles sont recommandées par de nombreuses entreprises. Elles permettent effectivement de gagner du temps puisque cette tâche s’avère être très chronophage. Vous économisez de l’argent puisque ce travail implique souvent des coûts cachés. Le fait de tout saisir sur un fichier Excel et de conserver tous les justificatifs est une solution obsolète et dépassée. Votre comptable doit également prendre le temps d’effectuer une dernière vérification avant de l’envoyer à ses supérieurs pour approbation. Une fois qu’il obtient l’aval du manager, il peut enfin effectuer tous les remboursements.

Opter pour une solution intelligente

Les progrès technologiques ont permis de mettre au point des solutions efficaces pour la gestion de vos notes de frais. Vous avez le choix entre différents types de logiciel de note de frais. Ces derniers vous permettent de réduire vos coûts tout en vous faisant économiser du temps. Le processus d’automatisation de cette tâche se fait en plusieurs étapes. Vous bénéficiez ainsi d’un grand nombre de fonctionnalités qui vous facilitent vraiment la vie.

Les avantages d’une gestion automatisée des notes de frais

Quand vous installez un logiciel de gestion de vos notes de frais, vous profitez d’une multitude d’avantages. Vous avez accès à une application mobile pour procéder à cette tâche à tout moment. Cette fonctionnalité rend le processus plus fluide et plus rapide. Les données à saisir ne s’amoncellent plus puisque vous pouvez vous en occuper chaque fois que vous avez un peu de temps libre. Vos collaborateurs peuvent aussi l’avoir avec eux quand ils sont en déplacement, leur permettant de mémoriser toutes les informations indispensables à votre service de comptabilité. Vous avez également accès à un espace de stockage dans le Cloud. Ce dernier vous facilite ainsi les partages, les échanges et les transferts de vos données. Ce processus se fait de manière efficace et en toute sécurité. Vous pouvez y accéder depuis un terminal équipé d’une connexion internet.

De nombreux atouts non négligeables

Il arrive qu’un bug ou un problème informatique vous fasse perdre vos données et de nombreuses heures de travail. Pour y remédier, activez la récupération automatique des factures sur votre logiciel de gestion de note de frais. De cette manière, vous n’êtes plus obligé de récupérer toutes vos factures en ligne une à une. Vous pouvez ainsi tous les obtenir en quelques clics auprès de plus de 200 marchands en ligne. Vous vous épargnez de la saisie manuelle de toutes vos factures. Cette tâche est automatiquement réalisée par le logiciel puisqu’il vous suffit de prendre une facture en photo. Le logiciel détecte toutes les informations utiles et les saisit sur un fichier grâce à sa technologie OCR. Il s’agit notamment du montant, du marchand, du type de dépense, du moyen de paiement ou encore des TVA multiples.

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