La dématérialisation des documents est une démarche nécessaire pour moderniser la gestion de votre business. L'époque où le papier représentait le support des transactions au sein des PME est révolu. Pour mettre en place ce processus révolutionnaire, il faut suivre une stratégie finement établie. Dans cet article, vous trouverez les 4 clés d'une dématérialisation réussie.
Clé n°1 : la planification
Au début, vous devez préciser vos besoins et déterminer les objectifs de cette transformation. Voici quelques questions auxquelles vous devez répondre :
- Quels sont les documents prioritaires à dématérialiser ?
- Quelles sont les règles à respecter sur tel ou tel document ?
- Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre à travers la dématérialisation ?
- Quels sont les obstacles à cette procédure et comment y remédier ?
Pour un chef d'entreprise qui désire dématérialiser ses factures, il devra commencer par les factures des clients. Sachez que même lorsqu'elles sont dématérialisées, les factures doivent respecter les mentions légales requises. De cette manière, le temps de traitement de ce type de document sera divisé par 2. La marge d'erreur sur les factures est également réduite à 5%.
Par ailleurs, ce n'est pas toujours facile de choisir les documents et processus prioritaires de la dématérialisation des documents. Certaines entreprises jugent plus pertinent de commencer par le passage à la facture électronique alors que d'autres privilégient la signature électronique. Le choix n'est pas aléatoire. Pour réussir cette transition, une planification de pointe s'impose.
Clé n°2 : le développement
La planification doit déboucher sur un plan d'action à développer. Ainsi, il sera question de segmenter le projet en plusieurs étapes. Une dématérialisation progressive vous permettrait d'atteindre vos objectifs plus rapidement qu'un changement brisque et total. Sachez qu'en bouleversant les habitudes du travail du jour au lendemain, vos employés risquent d'être désorientés, ce qui se fera ressentir sur leur rendement. Le projet doit avoir une date de lancement, faire appel à différentes ressources technologiques et fournir un accompagnement sur-mesure aux membres de l'équipe. Par exemple, les signatures électroniques nécessitent un logiciel de signature avec des règles d'usage précis. Vous devez donc former vos employés à cet outil avant de généraliser son utilisation pour tous les documents officiels de l'entreprise.
Les premières semaines seront difficiles et les soucis de compatibilité ne manqueront pas. Prenez alors le temps de répondre aux interrogations de vos employés et de leur fournir des réponses claires et efficaces. Comme vous pouvez le constater, les enjeux de la dématérialisation sont de grande envergure. Vous pouvez compter sur l'étape du développement pour permettre à vos équipes de se familiariser avec les nouveaux outils et atteindre ainsi les objectifs prédéfinis du projet.
Clé n°3 : le contrôle
Grâce à des KPI's fixés en amont, la dématérialisation de votre business doit être en mesure de produire les résultats souhaités. Vous aurez donc à vous montrer vigilent en prêtant une attention particulière aux tableaux de bord. Cette initiative est d'autant plus importante et nécessaire durant les premières semaines d'implémentation. Vous pouvez alors constater des résultats positifs alors que vous ne les aviez pas prévus. Dans ce cas de figure, vous devriez ajouter d'autres indicateurs afin de contrôler et de monitorer les premiers. Vous visez une dématérialisation totale ? Nous vous conseillons alors de réaliser un audit externe qui vous sera d'une utilité incontestable pour rendre la transition numérique encore plus efficace.
Clé n°4 : l'affinement
Passer aux documents numériques est une chose. Adapter ces supports aux besoins de votre business est une tout autre histoire. Cela signifie que votre process de dématérialisation doit évoluer au fil du temps. Observez alors les usagers des supports d'archivage électronique par exemple. Relevez les difficultés qu'ils rencontrent pour une utilisation plus simple. Il faudra optimiser les processus et les laisser évoluer en fonction du niveau de maitrise de ces outils par vos employés.
Il est recommandé de profiter de ces ajustements pour réaliser un bilan. Celui-ci peut être l'occasion de choisir les documents que vous souhaitez dématérialiser ultérieurement. Ainsi, ce serait totalement illusoire de croire à une stratégie que vous serez en mesure de respecter du début à la fin. Les données réelles et l'expérimentation sont vos meilleurs atouts pour affiner votre projet de dématérialisation et lui donner plus de pertinence et d'efficacité.
A noter : Pour la réussite de votre projet, vous devez confier ce travail à un fournisseur de solutions logicielles hautement qualifié. Il saura vous définir un plan d'action et vous aider à adapter ce processus aux besoins et compétences de vos équipes.
